【IT专家网独家】信件、email、传真、数据文件、发票、采购订单中所包含的数据都需要经过批准、授权、跟进、人工判断这些人工作业。 一个小小的自动化缺口会随着时间的推移而不断扩大，从而导致原本自动化的流程逐渐需要人工的介入。

　　为了保持在当前商业环境下的竞争力与生存力，各规模的企业都在持续地使用商业流程改善技术。商业流程可以简单概括为任何相关的、能将各种投入转换成更有价值的产出的活动。 高效的商业流程改善能带来系统鉴定，并部分消除商业流程中自动化与人工作业之间的“自动化缺口”。

　　通过消除不必要的数据打印、复制、存档、重输及其它人工操作，企业得以持续地改善质量、生产力并提高价值。

　　如何做到?

　　持续改善这个概念看上去很符合逻辑，它能为股东带来更多的回报。 它似乎能很容易地取得各部门的支持，从而为这些项目添加动力。 那么，企业该如何填补这些缺口呢?

　　这和企业如今所使用的软件应用有很大的关系。 传统的软件应用都会要求结构化的数据来确保有效运作;但流入商业部门的数据有相当一部分是处在未经结构化的状态下。

　　信件、email、传真、数据文件、发票、采购订单中所包含的数据都需要经过批准/授权/跟进/人工判断这些人工作业。 有时需要人工从这些未经结构化的数据源中提取信息来填充到自动化流程之中。 商业需求上的变化、新规章制度的产生、竞争压力的提高，以及专用子系统的增加都会平添这种复杂性。

　　一个小小的自动化缺口会随着时间的推移被不断扩大， 从而导致原本自动化的流程逐渐需要人工介入以确保完成一个完整的商业流程。

　　不断增长的复杂性

　　听上去一头雾水吗? 回想一下你公司中的应收账款流程吧。 两家有业务往来的公司，一家要为所提供的服务准备发票，另一家则要支付购买他们所享受的那些服务，在这个过程中包含了多少人工作业。 像开具支票、邮寄支票、以及进行银行对账这类麻烦都导致人们不愿意提供(或支付购买)那些廉价的服务和货物。

　　外包这些独立职能也会平添自动化缺口问题的复杂性。 参与到其中的系统和部门越多，产生的缺口也就越多，人工作业的流程就会变得更加难以控制，出错率也会相应飙升。 同时因为两者之间的互赖性，流程上的日趋复杂也会导致自动化缺口的问题更难以解决。

　　搭桥

　　最简单(通常也是唯一的)方法是在系统和要求使用人工作业的商业需求自动化缺口之间搭建一座桥梁。为此，许多企业都实施了大规模的、繁杂的、耗时颇菲的任务，但实际上却没有为商业流程的产出增添多少价值。

　　作为一种战术步骤，某些公司采用了引入数据捕获和成像来“自动化”管理文件的流程，试图解决这种未经结构化的数据问题。 不管怎样，通过将投入转换成更有价值的产出来消除那些无法创造价值的文件并无法有效地改善商业流程。 它最多只能作为一种辅助手段，反过来讲，它甚至还会把这种部门流程的成本转嫁成信息技术(IT)维护软件及其所有权的责任。

　　因此，目前企业所面临的问题不是“是否应当填补流程缺口?” 而是“该如何更有效地填补这些缺口?” 企业需要的是一个系统化、战略化的方法来将以人工为中心的流程自动化，并且把所有相关的应用和运作联系起来。

　　以失败为镜

　　有不少行业已经解决了这个问题，相信我们可以从他们的弯路中吸取到经验。 那些依赖于供应链的大型行业都试图通过实施大规模的、代价不菲的项目来以一个“大爆炸”式的解决方案搞定他们的企业资源计划(ERP)问题。 90年代各种顾问机构向大型企业推销企业级软件解决方案，却最终以客户不欢而散收场的故事层出不穷。 尽管其中也有不少成功案例，但绝大部分的大型项目都是以失败而告终。

　　相反，成功的案例似乎都偏向于一些规模更小、更易管理的解决方案。 我们总结了一下，一个成功的项目应该有以下几个共通点： 适度的先期投资;紧凑的实施时间(以星期计算，而非以年计算);并产生中短期内可测量的成效与回报。 这种战略方法并不是彻底检查系统，而是将目标定位在对现有流程的补充上。

　　快速实施

　　这种方法是通过使用一种可被随时调整以更快取得成效的灵活的解决方案来作为一系列的目标项目。 不少公司都提供了解决方案引擎，而毋须高度依赖程序员的参与和干涉。 这便于推动快速实施，并能够在商业流程发展中做出快速的应变。 它能在商业核心系统的基础上添加一个商业流程改善项目，从而保留遗留应用投资的基础上消除人工中断。

　　环视一下你的企业，并了解一下投身于为公司填补商业流程之间自动化缺口的执行人数。 对大多数公司来说，流程自动化缺口代表了一个能够改善你的商业底线，并提高成效质量的巨大机会。

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